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【暮らし】社内SNS、円滑に使うには 部署に応じ、運用ルールを

2019/07/29

 インターネット上の会員制交流サイト(SNS)を使い、企業や組織の内部で情報をやりとりできる「社内SNS」。社員間のコミュニケーションを円滑にしようと、導入する企業が増えている。ただ、うまく使わないと意思疎通にズレが生じ、人間関係に悪影響を及ぼすことも。専門家は「最低限のルールを決めて運用することが求められる」と話す。

 大阪市の事務用品メーカーで営業を担当する男性(39)。会社では四年ほど前から社内SNSを導入しているが、今も戸惑いを感じることが少なくない。

 驚いたのは、入社2年目の若手が、注文を受けたという連絡を、社内SNSの会話アプリを使って担当部署にしたと聞いた時だ。受注をはじめ業務にかかわる正式な連絡は、送信日時の特定などがしやすいパソコンのメールでするのが決まり。しかし、新人は「スマホの方が入力が簡単」と、どこ吹く風だ。

 一方、導入前、急ぎの連絡は必ず電話でよこした50代前半の上司の場合。男性は同じ会話アプリで「報告書はどうなってる?」と問い合わせを受けた。緊急なら電話が来るはずと後回しにしていたら、再度、アプリで「まだか?」と催促が。メールほど格式張らず、短文で気軽にやりとりできるのがSNSの良さだが「期限などはしっかり伝えてほしい」と話す。

 企業向けにつくられたLINE(ライン)サービス「ラインワークス」を提供するワークスモバイルジャパン(東京)の小寺陽平さん(32)は「会社や部署の事情に合わせ最低限のルールを決めることが、SNSを使いこなすには大切」と指摘する。例えば、時間外や休日の投稿。上司や先輩から連絡が来れば、部下や後輩は「すぐに返信しなくては」と焦る。頻繁になれば、うっとうしく感じてしまう人も。

 それを避けるには「時間外の投稿は禁止」「休日は返信不要」などと事前に決めておくことが必要だ。一方で、商品の開発など1人1人のアイデアが仕事に結びつく部署は、休日、時間外に関係なく、何かを思い付いたら、いつでも投稿できる決まりにしておくと活発な議論が期待できる。

 メールのように「お疲れさまです」「○○部の○○でございます」などのかしこまったあいさつ文を入れて、長いメッセージを送ることもSNSではNG。文章が硬く、長くなるほど、受け手は心理的な壁を感じかねない。また、どう返信するかをあれこれ考えてしまい、会話をしているようにやりとりができるSNSならではのスピード感が失われるからだ。

 反対に積極的に使いたいのが、絵で感情を表す「スタンプ」だ。慣れていないと、気恥ずかしさから利用をためらいがちだが、受け取った若手は親近感を抱くという。「褒めたり、感謝をしたりする場合に使うのがいい」と小寺さん。文字だけでは伝えきれない思いを感じさせることができ、やる気につながる。上司や先輩が率先して使えば、若い人も遠慮しなくなり、率直なやりとりに結びつく。

 手軽に使える分、忘れてはいけないのが、受け手側への配慮だ。無遠慮な表現や言葉遣いはもちろん、複数でグループをつくっている場合は、その中の1人だけを否定・注意するのも避けたい。当事者も読んだ人もげんなりして、投稿が減りかねない。SNSの目的は、仕事に必要な連絡をスムーズにできるようにすることだ。「話をしやすい環境づくりを大切にしてほしい」と話す。

 (寺本康弘)