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転職・就職基本ガイド

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はじめての転職でも、何度目かのキャリアアップでも、いい転職・就職活動のための基本マナーは守りたいもの。「転職・就職しよう!」と思い立ってから、仕事探し・応募・面接・就職までの流れと基本マナーをご紹介します。

第1章 転職・就職活動はどうやって進めるの? ~流れを知ろう~

第2章 就職・転職の基本マナー

メール編

いまやメールは就職活動に欠かせないツールともいえます。企業への応募や、企業からの説明会・面接日時の連絡など、メールでのやりとりも増えてきています。簡単にやり取りができるだけに、注意しなければならない点も。送信する前には、もう一度見直すなど、注意して使いましょう。

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メールの返事はすみやかに

企業からメールが来たら、返事はなるべく早めに送りましょう。できればその日のうちに、遅くとも一両日中に送ることが基本です。

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件名には具体的な内容を入れる

件名には、「中日花子です。説明会への参加を申し込みます。」など、具体的な内容を入れて送りましょう。
お世話になります お願いします ありがとうございます
などの件名は、迷惑メールと間違われたり、用件がはっきりしないため、すぐには見てもらえないこともあります。

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添付ファイルの利用は注意する

はじめてメールを送る際に、自己PRや画像などの添付ファイルをつけて送ることはやめましょう。企業によっては、ウィルス対策などで開封してもらえないこともあります。企業から指定がない限り、添付ファイルは送らないことがマナーです。

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返信メールのマナー

企業からもらったメールに返信する際、件名を「Re:」のままで送ることは控えるほうがいいでしょう。「中日太郎です。面接日の連絡ありがとうございます」などと、きちんと書き直して送るようにしたいものです。

point

半角カナ・機種依存文字は使用しない

文字を入力する際に半角カナ・機種依存文字は使用しないこと。先方でメールが読めないことがあります。

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誤字・脱字はありませんか

メールでよくあるのが、パソコンの変換ミスによる文字の間違い。手書きと違って、とんでもない間違いがおこりやすいので、送信前には必ず見直してから送信してください。

手紙編

メールのやりとりが多くなってきている今、手紙で応募する機会は減ってきているかもしれません。しかし、企業によっては、まずは履歴書を郵送してから選考を始めるという会社も少なくありません。きちんとした手紙は、好印象を与える材料にもなります。

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手書きのほうがベター

履歴書に添える手紙や、封筒の宛名書きなどワープロで作成することも多くなってきていますが、やはり手書きのほうが望ましいでしょう。丁寧に書かれた手紙や文字は、その人の人柄までも伝えてくれるため、自分を売り込む大きな材料となることもあります。文字は上手くなくてもいいので、丁寧に心を込めて書くことが大切です。

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会社名は正式に

封筒の宛名や手紙のはじめに、応募する会社名を書くときは、正式社名で書きましょう。株式会社や有限会社なども、(株)(有)と省略せずに、社名の前に付くのか、後に付くのかをしっかり確認して書きましょう。

point

文字を間違えたら書き直す

手紙や封筒の宛名書きで、文字を間違えた場合は最初から書き直しましょう。文字を二重線で消して書き直すことは論外。また、修正テープや修正液でなおすことも、あまりいい印象を与えません。面倒くさくても最初から書き直すことをお勧めします。

point

手紙にはあいさつ文が必要

手紙はメールと違って、あいさつ文が必要です。「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」で始める場合は、「敬具」で終わります。「前略」ではじめる場合は、時候のあいさつは省き、「草々」で終わります。

point

誤字・脱字はありませんか

書いている途中には、誤字・脱字はなかなか気づかないもの。書き終わったら、封をする前に必ず見直してから送りましょう。

電話編

電話の応対は、顔が見えないだけにマナーを守らないと、悪い印象ばかりを与えてしまいます。電話をかける際は、会って話をする以上に丁寧に応対したいものです。ハキハキと、そして落ち着いて臨みましょう。

point

電話をかける時間は何時がいいの?

始業時間直後は、会社によっては朝礼があったり、ミーティングがあったりと忙しいことが多いため、避けるほうが賢明です。また指定されない限り、昼食時間も避けて電話をすることがマナーです。

point

電話をかけたら、まず何て言えばいい?

担当者が直接出るとは限りません。まず、自分の名前を名乗ってから、「応募の件でお電話しました。〇〇様はいらっしゃいますか?」と件名と担当者の名前を伝えてください。
担当者が出た場合はまず、「今、お時間よろしいでしょうか?」と確認してから話し始めるようにしましょう。

point

携帯電話からの電話はOK?

基本的には、携帯電話からの電話はなるべく避けたいものです。ただ、固定電話を持っていない人も増えてきていますので、携帯電話でかける場合は、なるべく電波のいい場所を選んでかけるようにしましょう。大事な電話の途中で切れたり、よく聞き取れないようなことがあると、就職活動には大きなマイナスとなります。

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日時は復唱して確認しよう

電話をかける際に大切なことは、メモを用意して大事な用件をメモしながら話すことです。また、面接の日時など、数字は聞き取りにくいこともあるので、日付と曜日、午前、午後など必ず復唱して間違いのないようにすることが大切です。「せっかく面接までこぎつけたのに、時間が間違っていた」なんていうことのないように、復唱はかならずして確認するようにしましょう。

面接編

いよいよ面接、いい印象を残せるようしっかりと準備をすることが大切です。どんなにスキルや資格があっても、服装や社会常識など基本的なマナーができていなければ、社会人として通用しません。基本をきちんと守った上で、自分らしさや個性をアピールしましょう。

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面接に急に行けなくなったら

よっぽどの用事でなければ、面接を優先させるべきです。企業はあなたのために時間をあけて待っているのです。それでも、どうしても行けない急用ができた場合は、すぐに企業に連絡をして、正直にその理由を伝えてください。行けなくなったからといって、連絡もなしにすっぽかすのは社会人としてマナー違反です。

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面接時間に遅刻しそうになったら

まず企業に連絡を入れ、何分くらい遅れるのかを伝えて、その後の指示を仰いでください。連絡もなしに遅刻すると、その後の印象がとても悪くなります。時間に余裕を持って行動し、遅刻しないことが原則ですが、万が一遅れそうになったら、まずは連絡です。

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服装は何を着ていけばいいの

基本はスーツです。男性ならネクタイも必要です。女性は必ずしもスカートでなくて、パンツスーツなどでも構いません。女性にも男性にも言えることですが、高いスーツは必要ありませんが、清潔できちんとした格好をすることです。身なりは面接での第一印象を大きく左右します。

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待合室でのマナー

面接までの待合室での時間は何かと落ち着かないもの。でもキョロキョロとあたりを見回したり、動き回ったりせずに静かに待ちましょう。携帯のメールをしたり、音楽を聞いたりするのもNGです。

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携帯電話の電源は

会社に入る前に、携帯電話の電源は切りましょう。面接の最中に電話が鳴っては集中できませんし、相手への印象も悪くなります。もちろん、電話に出て話し出すことは絶対にやめましょう。

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いざ面接本番、入室したらどうするの

ノックをして入室し、指示があってから着席します。一方的に話すのではなく、相手の質問をよく聞いて会話をすることが大切です。そして何より、明るい表情とハキハキとした答え方は、前向きの印象を与えます。自分に自信を持って面接に臨んでください。

第1章 転職・就職活動はどうやって進めるの? ~流れを知ろう~